Digitaalisia työvälineitä koulutuksen vaikutuksen ja vaikuttavuuden arviointiin aluevaikutuksen ja osaamisverkkojen rakentamisessa (vaihe II)

Ideointi-työpajan aineisto (vaihe I) oli pohjana kehittämistyöpajoissa, jotka jatkuivat syksyllä 2020 erikoistumiskoulutuksen opiskelijaryhmän ja heidän opettajien kanssa (vaihe II). Työpajoihin valittiin aiemman kehittämistyön tuloksista (kuvio 2) kaksi konkreettista koulutuksen vaikutuksen arvioinnin kohdetta, joihin työstettiin mittaria tai arvioinnin tapaa pienryhmissä Vaikutusten arviointi -kanvaasia hyödyntäen (Tykkyläinen 2020). Tämän ajallisena ulottuvuutena koulutuksen aikaan keskittyvän työpajan käsikirjoitus oli yhteneväinen muihin erikoistumiskoulutuksiin liittyvien työpajojen kanssa, joissa ajallisina ulottuvuuksina olivat ennen koulutusta ja koulutuksen jälkeen (Ranta & Kantola 2020a; 2020b).

Koulutuksen vaikutuksen ja vaikuttavuuden arviointiin koulutuksen aikana – I vaiheen aineistosta fasilitoijat valitsivat seuraavat kaksi teemaa kehittämisen kohteiksi: 1. Erikoistumiskoulutukseen osallistuvan osaamisen kehittyminen ammattialan ja alueen näkökulmasta, jolloin vaikuttavuusvisioksi määriteltiin ”Osaava ja ammattitaitoinen organisaatio aluevaikuttajana (alueellinen merkitys)” sekä 2. Osaamisverkkojen muodostuminen, jolloin vaikuttavuusvisioksi määriteltiin: ”Koulutuksen aikana muodostuu verkostoja osaamisen jakamiseen ja konsultointiin.”

Työpajatyöskentelyn tuloksena ratkaisuksi ensimmäiseen teemaan päätettiin tehdä näkyväksi yhden asiakasryhmän palvelupolku erityisesti asiakkaan näkökulmasta. Tässä työskentelyssä konkreettisena tekona ja muutoksena tuotiin esiin digitaalisen työvälineen Teams -käytännön hyödyntäminen palvelutarpeen kartoituksessa. Tämä nähtiin myös omaisia helpottavana ja osallistumiseen kutsuvana. Konkreettisina vaikutuksina nähtiin ammattilaisten ja asiakkaiden omaisten välisen ymmärryksen lisääntyminen, matkustamiseen käytettävän ajan säästyminen sekä asiakaspalvelun laadun muuttuminen tasalaatuisemmaksi. Tekoja ja muutosta voitaisiin mitata siirtymisenä Teamsin käyttöön palvelutarpeen arvioinnin työkaluna perinteisen sijaan. Konkreettisena vaikutuksena nähtiin omaisten lisääntynyt osallistuminen sekä heidän lisääntynyt tyytyväisyytensä, joita voitaisiin myös mitata.

Ratkaisuksi työpajatyöskentelyn tuloksena toiseen teemaan ehdotettiin opiskelijakollegoiden konsultointia ja yhteistyöverkostojen luomista eri yhteisöiden kesken. Keskeisenä tekona ehdotettiin yhteistietojen vaihtamista ja digitaalisen verkoston luomista luontaiselle työskentelyalustalle. Konkreettisena muutoksena tämän myötä nähtiin laajempi tietoisuus ja osaaminen sote-alan työkentästä ja sen sisällöistä. Koettiin, että laajempi verkosto olisi käytössä myös mahdollista työpaikkaa vaihdettaessa. Luontaisen osaamisverkoston nähtiin koituvan myös asiakkaiden saamaksi hyödyksi. Mahdollisina konkreettisia mittareina nähtiin aktiivisten osallistujien ja keskustelujen määrän mittaaminen sekä verkoston ja vuoropuhelun hyödyntämisen määrällinen ja laadullinen mittaaminen.

Edellä kuvattuja työpajojen tuloksena syntyneitä ideoita työstettiin myöhemmin edelleen työyhteisön lähiesihenkilöiden työpajassa, jota tarkastellaan seuraavassa.

Systemaattisia käytänteitä työyhteisöön uuden tiedon jakamiseen ja jalkauttamiseen (vaihe III)

Työyhteisön lähiesihenkilöt tarkastelivat omassa työpajassaan (vaihe III) syksyllä 2020 opiskelijaryhmän ja opettajien työpajojen aiempia tuotoksia. Työpajassa pohdittiin, miten koulutukseen osallistuneen uuden tiedon jakaminen toteutetaan työyhteisössä, miten uusi tieto jalkautetaan osaksi työyhteisön toimintaa, miten tiedon jakamista ja jalkauttamista arvioidaan sekä millaisia välineitä arvioinneissa käytetään.

Tiedon jakamisessa tärkeäksi koettiin systemaattisuus sekä vastuu ja sopiminen tiedon jakamisesta koulutukseen osallistuttaessa kuin myös jakamisen kirjaaminen muistioihin. Konkreettisina mahdollisuuksina tiedon jakamiseen tuotiin esiin osastotunnit ja kehittämispäivät, mihin liittyen luotiin uusia käytänteitä.

Tiedon jalkauttamista pohdittaessa nostettiin esille paitsi tiedon jakamisen systemaattisuus, myös kriittinen pohdinta uuden tiedon soveltumisesta. Puhuttiin uuden tiedon hyvästä omaksumisesta minimitiedon sijaan. Lisäksi pohdittiin koulutusmateriaalien näkyväksi tekemistä uudella tavoin ja uutta tietoa haluttiin myös kirjattavan Pegasokseen hoito- ja palvelusuunnitelmiin.

Uuden tiedon jakamista ehdotettiin arvioitavan jakamista dokumentoivin seurantalomakkein, jonne jakaminen kirjattaisiin yhteisesti saataville. Tiedon jalkautumista myös seurattaisiin kehityskeskusteluissa ja niissä käytetyissä osaamiskartoissa. Jalkautumista seurattaisiin myös uuden tiedon perusteella Pegasosiin tehtyinä kirjauksina sekä uusina ohjeina.

Tiedon jakamisen ja jalkautumisen arvioinnissa korostui systemaattinen vuotuinen dokumentointi (uuden tiedon vastuuhenkilö, jaettu tieto, jakamisen ajankohta ja jalkauttamisen ajankohta). Tässä arvioinnissa hahmottuivat keskeisiksi välineinä paitsi edellä mainittu kehityskeskustelu, myös asiakastyytyväisyyskyselyt sekä omavalvonta. Myös koulutusorganisaatioilla nähtiin tässä roolinsa, ja kouluttajat voisivat olla yhteydessä osallistujiin myös koulutuksen jälkeen.

Monitasoisia ja monimuotoisia käytänteitä vaikuttavuuden arviointiin koulutuksen aikana

Blogikirjoituksessa tarkasteltu koulutuksen vaikutuksen ja vaikuttavuuden arvioinnin tarkastelu koulutuksen aikana nostaa esiin vaikuttavuuden monitasoisuuden ja monimuotoisuuden sekä kiinnittymisen käytäntöperustaiseen oppimiseen ja kehittämiseen (kts. myös Kantola, Ranta, Sarja 2019). Myös koulutuksen aikainen koulutuksen vaikuttavuuden tarkastelu kiinnittyy niin opiskelijaan itseensä kuin hänen työyhteisöönsä sekä koulutusorganisaatioon. Näillä kaikilla toimijoilla on roolinsa koulutuksen vaikutuksen ja vaikuttavuuden arvioinnissa ja sen edistämisessä. Opiskelijan henkilökohtaisista lähtökohdista käsin korostuvat koulutuksen tarpeet ja motiivit sekä koulutuksen aikana saatu palaute oppimisesta. Työyhteisön näkökulmasta tarkasteltuna oleellista on koulutuksessa saadun tiedon jakaminen ja jalkauttaminen työyhteisöön kuin myös alueella. Koulutusorganisaation näkökulmasta keskiöön nousevat koulutuksen jatkuva arviointi sekä koulutusprosessin ja oppimistehtävien nivominen työyhteisön tarpeisiin, mistä esimerkkinä toimii opiskelun aikana omaksuttujen digitaalisten käytänteiden (esim. Teams) vieminen omaan työhön ja työyhteisöön. Millä tahansa tasolla koulutuksen vaikuttavuutta arvioidaan ja edistetään, nousevat keskeisiksi ratkaisuiksi erilaiset systemaattiset käytänteet, jotka mahdollistavat verkottumisen ja säännöllisen uuden tiedon jakamisen ja jalkauttamisen sekä näiden arvioinnin. Systemaattisissa käytänteissä voidaan hyödyntää monin tavoin jo olemassa olevia käytänteitä (esim. kehityskeskustelut, asiakastyytyväisyyden arviointi, osastotunnit) (kts. Ranta & Kantola 2020a; 2020b), mutta niihin voidaan myös nivoa oivaltavia uusia käytänteitä. Keskeistä on koulutuksen vaikuttavuuden haasteiden ja mahdollisuuksien yhteinen tiedostaminen ja ottaminen myös yhteiseksi eri toimijoiden kehittämisen kohteeksi.